執行和保存文件和控制財產有明顯的好處。既能看到當前的財產釋放，又能最大限度地利用它們，可以節省資金。密切關注資產將減少未經授權的使用或盜用，並保證離開公司的員工將資產歸還給他們。在某些情況下，政府法律規定了一個系統，涉及貸款、公共撥款條款、保險條款等。如果他們有軟件應用程序來幫助他們，一個人可以維護和照顧服務的所有資產。提供的計算機系統系統和軟件應用程序最大限度地減少了複雜性，節省了時間並避免了錯誤。為什麼要使用財產管理軟件應用程序？
雖然紙和鉛筆方法可以 是亞當保險庫使用的方法，但軟件應用程序有助於資產的記錄、維護和審計。這可以節省時間並提供更清晰的屬性照片，因為排序以及以不同方式查看既快速又簡單。
最標準的“解決方案”之一是使用 Excel 等電子表格程序。此外，在轉向專為財產管理而設計的軟件應用程序之後，有時電子表格程序可能會繼續有用。
什麼是資產？
您所說的財產通常取決於您的服務任務。進入您腦海的第一點是處理資產，例如計算機系統、生產設備、工作場所的家具等。您甚至可能希望將員工視為財產或解決方案以及維護合同。一個適應性強的財產管理軟件應用程序可以提供一種方法來跟踪我們很多人肯定會排除的資產。
我設置系統或“解決方案”的第一步是什麼？
1：確定將處理哪些財產。
屬性越多，設置系統的工作就越多。將資產限制為僅超過特定美元價值的資產是一個很好的概念。
2：確定在軟件應用程序中錄像的屬性是非常重要的。
您的選擇肯定不僅取決於所需的工作量，還取決於您可以控制的水平以及通過安排資產詳細信息區域或區域組合來查看資產信息。
例如，如果您在此之後為“地點”配置一個字段，您可以安排信息以查看每個位置的資產。如果您之後還有一個“種類”或“課程”字段，您可以進一步安排和呈現以僅顯示某些類型的屬性，例如一個或多個區域的計算機系統。
就像生活的每一個元素一樣，人們需要在完美和可行之間做出艱難的選擇。當新財產出現以及收集有關現有資產的信息時，您的選擇肯定會對數據訪問產生影響。考慮到有些可能無法處理您想要的任何內容，您所做的選擇當然也會影響您選擇的軟件應用程序。在 AssetTrakker Pro 軟件應用程序中發現了一個這樣的限制。TrackitSoftware 不提供跟踪貶值的技術，因為人們認為這增加了太多的複雜性，需要收集和維護大量甚至更多的信息。此外，他們真的覺得，管理貶值需要對政府指導方針和政策有深入的了解，而這些政策是從財產管理中受益最大的實際人員所不知道的。簿記部門目前確定併計算折舊。* 某些軟件程序確實宣傳折舊計算，但僅提供有限的功能，大多數時候這不是指南需要的手段。
一些幫助！
以下是您要考慮的屬性元素“區域”列表。您不會打算將所有這些都用於您自己的“解決方案”，並且可能已經添加了您需要的解決方案。
資產編號：用於跟踪資產的基本識別參考。它們可以是直接數字或帶有索引前綴的數字。（0001 或 A001）。此編號用於審計功能，也可能用於交叉引用。
製造：製造商
設計：在設置服務或購買組件時很有用。有用的允許按版本類型分組。
序列號：特定屬性標識。進行服務保修或保險索賠時需要。
Repl. 費用：更改資產成本的報價。對規劃、風險評估和保險範圍都很有價值。
交叉參考。#：推薦各種其他資產編號或循環資產組。
類型：可用於家具、計算機系統、送貨等一般分組。
條件：有助於了解最有可能需要替代或選擇解決方案的需求。
摘要：除了品牌、版本和序列號之外的各種其他詳細信息。
備忘錄：添加了有關該屬性的信息。如果是計算機系統，您可能打算列出設備配置信息，甚至是安裝在其上的程序。
部門：這對於按部門安排財產以幫助簿記很有用。
區域：必須確保搜索/排序可以讓您清楚地了解資產所在位置的好區域。
使用者：如果您擁有員工個人擁有的財產和/或服務財產以外的財產，則必不可少。
指定日期：如果財產被移動或用於告知財產已到達其當前區域的時間，則很有用。
預期 EOL：該屬性將不再有用的預期日期。
資金來源：如果由 Bond Concern 提供，則為資金來源，或外部資金（融資）或贈款。
成本：獲得財產的總體費用。
獲得日期：當需要替代品時，艾滋病會給出一些建議。
Disposed：表示資產已被實際處理。
處置日：處置日財產。
商業使用百分比：如果企業沒有全職使用財產來破壞財產使用，則使用該百分比。不是每個人都適合，但想像力可能會在這個領域找到不可或缺的用途。
OUT：用於工具/設備跟踪，
Taken By/In From：用於工具/設備跟踪以指示正在取走或退回項目。
到期日期：用於工具/設備監控以顯示資產何時到期。
收回的價值：資產處置的網絡收益。
處置信息：關於如何以及在何處處理財產的說明。
保修：表示擁有是否在保修範圍內，或者如果服務/維護協議涵蓋，則可能使用。
保修到期：它可以查看即將到期的跟踪維護或服務合同。除了激勵產品在到期前的維修服務外，輔助工具還可以避免在保修範圍內的解決方案上花費。
圖片：可以幫助識別擁有或“看”是一個重要功能。如果曾經提出過保險索賠，將是有益的。
價值：可能是保證擁有的金額。風險敞口控制。
出租：Aids 跟踪出租與擁有的房產。
租賃結束：根據租賃條款，在必須更改物業或必須續簽租賃時使用。
租賃開始：租賃設備的開始租賃日。
租賃公司：租賃物業的企業名稱。
審核日期：此列記錄為審核目標進行屬性集掃描的日期。
審核員：將執行審核的人的姓名錄下來。
下面是什麼？
至此，您對要跟踪的資產信息有了一個很好的概念。在查看可用的不同軟件之前，您應該考慮有多少人將進入信息以及將訪問信息的數量。對於規模較小的公司，可能只有某個人會參與其中，但在較大的公司中，可能會有一些人想要參與。您的情況可能需要獲得多個軟件許可證，並且軟件應用程序必須支持多個客戶。
使用條形碼掃描儀？
可以使用條形碼掃描儀來加快數據輸入和審核。這肯定會增加價格，而且大多數價格較低的軟件包對條碼掃描儀的支持最少。如果適當地包含在軟件應用程序中，掃描儀可以提供卓越的價值並節省大量時間，特別是對於年度審計功能。
下面描述了與資產監控軟件程序一起使用的各種條形碼掃描儀。
一個“愚蠢的”系留式 ccd 掃描儀是最實惠的，售價約為 70 美元。這可以在插入計算機時使用，並以類似於鍵盤的方式進行操作，因為您可以掃描條形碼並將其放入您所在的任何單元格或空間中。
連接“激光”的掃描儀價格更高，但能夠掃描更小的條碼，還可能擁有更深的視野（更容易快速掃描條碼）。
集成在內存中的 ccd 或激光掃描儀，因此可以進行掃描，然後可以將掃描儀帶回並連接到計算機系統，以及發布的掃描結果。這對於審計功能非常有用。為了獲得最大的效用，您的軟件程序應該最大化以受益於這種“批量”內存容量。一個功能強大的系統可以以大約 150 美元的價格購買。
帶有內部存儲器的激光掃描儀，以及輸入顯示和技巧，表明在檢查條形碼後，您可以包含其他信息。這些成本要高得多，而且它們的使用需要再次集成到您的監控軟件中。雖然成本正在下降，但您正在查看袖珍計算機價格陣列中的單位加上掃描儀價格。出於某種原因，使用這些系統的軟件應用程序通常也被賦予更高的價值。
物業管理軟件應用
物業管理軟件程序的成本範圍為 200 美元到 10,000 美元，並且都要求您訪問現有的物業數據以及根據您的要求進行一些設置。一些提供電話建議會增加費用，但手動支持僅附帶昂貴的軟件包（這種級別的軟件需要昂貴的銷售壓力和營銷費用，因此對於給定的功能而言，它們的價格可能看起來很高）。
很多人似乎都在使用 Standard 投資。你可能還有很多。
1：比率 2：系統執行緩解 3：使用減少 4：適應業務的能力 5：能力 6：應對發展的潛力
你能以合理的成本得到什麼
具有完整關係數據源的程序，例如 MS SQL Web Server Express 或開源數據庫。今天，沒有任何因素可以選擇更少的功率或更高的質量。Microsoft 免費提供其 SQL 2005 ‘Express’ DB 版本。
一個程序，使您能夠附加屬性的圖像。雖然不是每個人都需要它，但在某些時候您可能想要使用它。
一個程序結合使用負擔得起的“批量”內存條碼掃描儀，否則現在，最終在未來，這樣的附件將節省金錢和時間。在審計中使用它可以確保資產實際上被視為需要掃描的條形碼。
一個肯定會允許管理 10,000 多個屬性的程序。在您的計算機系統中擁有可觀的內存以及快速的完整關係數據源引擎，不再有太多限制，而且特定功能可能會減少一點，即使低成本程序應該處理超過 10,000 個資產。
一個靈活的程序，因此您可以在以後利用功能，而不必同時執行所有操作。
* 如果在此之後允許多於一個人進入數據庫，您必須確保可以為不同的客戶設置不同級別的可訪問性，以避免未經授權的信息更改。
你能得到的東西並不便宜。
一個直接整合到您現有簿記系統中的程序。
具有完整的專業折舊估計的程序。
直接在您的公司服務器上運行的程序（成本較低的軟件應用程序在工作站上運行，而中央數據源可以在您的服務器上找到並由特定工作站訪問，這與基於帶有小程序的服務器的總軟件應用程序不同工作站。
手握和家庭訓練，讓您的系統啟動並運行。有些公司會和你坐在一起，還會詢問你所有理想的問題，設置你的軟件應用程序，審計以及檢查你所有的財產，然後培訓你的團隊如何運行和維護你的“選擇”。就我的專業知識而言，許多人會推薦中高價值的軟件程序，因為它更容易推向市場（佣金也更高），並且由於他們的經驗，安裝起來更簡單。
螺母和螺栓
收集您的資產信息 您執行此步驟的方式取決於您的具體情況。在下面的討論中，我們假設您沒有現有的屬性信息、現有的成功電子表格或各種其他樣式。如果您之後這樣做，您可以通過將該信息導出/導入到您的財產監控軟件程序中來節省工作。
開始您的資產清單並從頭開始編號
這是一個好處，因為您不受後天限制。當然，這是額外的工作，因為您不能只保留大量現有的房產細節，而是需要自己收集任何東西。
收集房產信息非常耗時。準確地獲得這些細節，盡可能少的工作是必要的。考慮如何完成這項工作以及準備工作將有助於使這項大型工作變得不那麼複雜。
以下是我建議這樣做的方法，但您可能有自己的，也許是更好的計劃。
製作數據訪問表，您肯定會讓個人在其控制下的屬性信息中編寫這些表。您擁有的管理軟件可以生成這些或者您可以編寫一個成功的電子表格來獲取它們。
嘗試從具有控制屬性的部門或位置經理那裡獲得一些“購買”。您可以分配一些義務越接近財產，該財產將受到更好的控制。“這是我部門的財產”比“它是 IT 部門的資產”更能激發動力。
最後的行動
在獲取您的合作經理幫助您獲取的數據之後，是時候在您的資產監控軟件應用程序中處理這些數據了。很快就會熟悉它如何在屏幕和報告中向您呈現信息。